Säännöt

1. Nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Saarelaisten sukuseura ry ja sen kotipaikka Lieksan kaupunki ja toimialueena koko maa. Yhdistystä kutsutaan jäljempänä sukuseuraksi tai seuraksi.

2. Tarkoitus ja toiminta

Sukuseuran tarkoituksena on selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsentensä keskuudessa.

TARKOITUKSENSA TOTEUTTAMISEKSI SUKUSEURA

  • järjestää yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkiä ja muita seuran toimintaan liittyviä samantapaisia tilaisuuksia
  • kerää ja arkistoi sukua koskevaa tietoutta sekä saattaa sitä jäsenten tietoon
  • harjoittaa sukuseuran tarkoitusperiä edistävää julkaisutoimintaa sekä pitää luetteloa suvun jäsenistä
  • toimintansa tukemiseksi seura voi ottaa vastaan testamentattua tai lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää varainkeräyksiä ja arpajaisia. Seura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä

3. Jäsenet

Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton kautta on siihen liittynyt. Sukuseuran jäsenet hyväksyy ja erottaa seuran hallitus.

Jäsenellä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitä hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisesta seuran kokouksessa. Jäsen, joka on jättänyt jäsenmaksunsa maksamatta kolmena vuonna peräkkäin, katsotaan eronneeksi sukuseurasta.

Varsinaisilta jäseniltä perittävän vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää sukukokous. Seuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai muun vastaavan syyn aiheuttaman maksukyvyn heikentymisen perusteella.

Sukuseuran ainaisjäseneksi katsotaan jäsen, joka yhdellä kertaa suorittaa jäsenmaksun kymmenkertaisena.

Seuran jäsenen alle 18-vuotiaat lapset voivat liittyä seuraan nuorisojäseninä, jotka ovat vapaat jäsenmaksusta ja joilla ei ole äänioikeutta seuran kokouksissa.

Hallituksen esityksestä voi sukukokous tai ylimääräinen kokous kutsua sukuseuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seuran toiminnassa. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksusta.

Sukuseuran jäsenluetteloa pitää seuran hallitus.

4. Hallitus

Sukuseuran asioita hoitaa hallitus, joka valitaan sukukokouksessa.

Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja sekä vähintään kuusi (6) ja enintään yhdeksän (9) muuta jäsentä. Hallituksen toimikausi on sukukokousten välinen aika. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä keskuudestaan tai ulkopuolelta seuran sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään kolme hallituksen jäsentä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa. Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa.

Hallitus voi asettaa keskuudestaan tai muista sukuseuran jäsenistä avukseen toimikuntia erityisten tehtävien hoitamista varten.

5. Sukuseuran nimen kirjoittaminen

Sukuseuran nimen kirjoittaa puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja jompikumpi yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.

6. Tilit

Sukuseuran tilikausi on kalenterivuosi ja toimikausi on sukukokousten välinen aika. Tilinpäätökset tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomukset on annettava tilintarkastajille tarkastettavaksi vuosittain viimeistään maaliskuun loppuun mennessä. Tilintarkastajan lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on jätettävä hallitukselle viimeistään kunkin vuoden huhtikuun loppuun mennessä.

7. Seuran kokousten koollekutsuminen

Seuran kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään kolmekymmentä (30) päivää ennen kokousta joko lähettämällä kutsu kirjallisena kullekin jäsenelle tai julkaisemalla kutsu seuran kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä.

Lisäksi kokouksesta voidaan ilmoittaa myös sähköpostilla ja sukuseuran internetsivuilla.

8. Sukuseuran kokoukset

Sukuseuran sääntömääräistä kokousta kutsutaan näissä säännöissä sukukokoukseksi. Sukukokous pidetään joka kolmas vuosi hallituksen määräämänä päivänä kesä-syyskuun aikana.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun seuran kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.

Sukuseuran kokouksessa jokaisella edellisen vuoden jäsenmaksunsa maksaneella varsinaisella jäsenellä sekä ainais- ja kunniajäsenellä on äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla yksi (1) ääni.

Kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä lukuun ottamatta näiden sääntöjen 10. kohdassa mainittuja asioita. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.

9. Sukukokouksessa käsiteltävät asiat

Sukukokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

  • Kokouksen avaus
  • Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
  • Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  • Hyväksytään kokouksen työjärjestys
  • Esitetään seuran tilinpäätökset, vuosikertomukset ja tilintarkastajien lausunnot sukukokousten väliseltä ajalta
  • Päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä
  • Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksu seuraavalle toimikaudelle
  • Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
  • Valitaan kaksi tilintarkastajaa ja heille kaksi varamiestä seuraavaksi toimikaudeksi
  • Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
  • Mikäli seuran jäsen haluaa saada jonkin asian sukukokouksen käsiteltäväksi, on hänen siitä kirjallisesti ilmoitettava hallitukselle huhtikuun 15. päivään mennessä sinä vuonna, kun sukukokous pidetään.

10. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja seuran purkamisesta on tehtävä seuran kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai sukuseuran purkamisesta.Sukuseuran purkautuessa käytetään seuran varat seuran tarkoituksen edistämiseen purkautumisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Sukuseuran tullessa lakkautetuksi käytetään varat samaan tarkoitukseen.